Guide d'utilisation du répertoire

Cet agenda n'est pas qu'un classement chronologique d’activités. Il surpasse cette définition. C'est un outil de planification et de mise en perspective, un répertoire de «qui fera quoi, et quand». Un média journalistique et non du publireportage ou de la «promo». Son contenu solide en fait foi depuis 20 ans.

À LIRE ÉGALEMENT:
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— À propos de nous »

Nous sommes tournés vers les besoins pressants de nos lecteurs, dont les attentes sont concrètes. Nous n'avons pas créé L'Événementiel pour faire plaisir aux organisateurs de salons et de congrès ou producteurs. Toutefois, il est indéniable qu'une mention donne beaucoup de visibilité, et les promoteurs sont ravis que nous nous intéressions à eux. Nous ne leur demandons rien d'autre que des informations (et en obtenir est souvent un défi). Il nous faut constamment juger de la pertinence des événements en regard de notre audience. Nous devons avoir les mains libres, et il serait contre-productif de faire de notre contenu une monnaie d'échange.

Cette publication n’est pas offerte au grand public et ne peut être confondue avec un «fil de communiqués». Elle n’est pas un babillard où des relationnistes ou organisateurs affichent automatiquement leurs activités. Il s’agit d’un média à part entière dirigé par des journalistes, à qui l’on peut suggérer de porter attention à certaines informations.

Indépendance journalistique
Étant un média indépendant, l’ąpq est seule juge de ce qui sera ou non inscrit, et sous quelle forme, aux agendas de l’Événementiel. Personne ne peut obtenir un traitement spécial, des mentions particulières ou encore un code d’accès gratuit en échange d’informations. De la même manière, l’achat d’un code d’accès n’accorde aucun privilège ou autorité quant au contenu de nos agendas.

Imaginez le journaliste d'une salle de presse que son rédacteur en chef mandate pour savoir ce qui se passera au Québec l'automne ou le printemps prochain. Le reporter se met donc à l'ouvrage, utilisant les méthodes propres à son métier, en identifiant des sources claires pour revenir ensuite faire rapport de ses trouvailles au patron, en soumettant une compilation écrite des activités à venir.

Voilà ce qu'est, en quelque sorte, l'Événementiel: un rapport de recherche comme il s'en fait dans les salles de presse. Convenons toutefois que sa forme n'est pas classique... et que l'effort est quotidien est permanent!

Voici comment est structurée notre publication:

L'ÉVÉNEMENTIEL est une publication hebdomadaire en ligne bonifiée et mise à jour les lundis, 9h. Ce moment est un rendez-vous pour les détenteurs d'un code, car il permet de prendre rapidement connaissance de nouveautés bien identifiées et changements apportés à la base de données. Celle-ci est bien sûr toujours accessible, et rien n'empêche d'y revenir en tout temps au cours de la semaine!

L'Événementiel réunit pour les 15 prochains mois les événements selon deux grandes familles, soit les 1) événements publics importants, journées thématiques, les activités professionnelles et les collectes de fonds et 2) les convocations médiatiques.

L'Événementiel permet de découvrir en un instant les événements de tous les domaines pour les 17 régions du Québec et présente des volets sectoriels. Par exemple, on peut y consulter l'«Agenda québécois des salons», de l'«Agenda international du Québec», et le «Théma» (ce dernier se consacre aux journées, semaines et mois thématiques). C'est un peu comme si l'équipe de l'Événementiel avait traversé pour vous son imposante base de données avec un crayon marqueur! Les subdivisions offertes sont visibles sur le Tableau de bord.

Enfin, tous ces agendas disposent d'un bon outil de tri permettant d'accélérer grandement la recherche d'activités et de les réunir en un clic: les étiquettes. Chaque événement est étiqueté selon ses caractéristiques (domaines ou types d'événement, régions), et ces étiquettes sont autant de liens qui mènent aux subdivisions. Ainsi, on pourra donc consulter l'Agenda de l'environnement du Québec ou celui de l'Agenda de la Mauricie ou de l'Estrie facilement.

• LES MÉDIAS
Destiné en priorité aux médias membres (et leurs journalistes, pigistes, recherchistes, affectateurs, rédacteurs en chef, etc.), il sert d’outil de planification et permet la mise en perspective des activités prévisibles dans les jours à venir. L’Événementiel aide la presse à s’éloigner des traitements «classiques», au moment où ils ont justement besoin de valeur ajoutée.

• LES COMMUNICATEURS
Les relationnistes peuvent également le consulter en se procurant un code d'accès. Il va de soi qu’un tel agenda peut représenter un outil de concertation et de planification pour eux. Pour cette raison, les plus efficaces soumettent souvent leurs activités à l’attention de l’APQ, au bénéfice de tous.

• LES GENS D'AFFAIRES ET MULTIPLICATEURS
Les gens d’affaires et les professionnels de tous milieux, politiciens et fonctionnaires qui cherchent de la visibilité lors d’activités diverses ou encore à accroître leur réseau, trouvent leur compte avec l'Événementiel. De même, des organismes, sociétés et institutions de partout au Québec peuvent y suivre les événements de leur milieu, de leurs concurrents ou encore d’une région précise.

Un idéal d’exhaustivité relèverait de l’utopie
Même si nous cherchons constamment et compilons des milliers d'activités à venir, il se peut qu'un événement soit manquant. Ce peut être par choix éditorial ou simplement parce que nous sommes passés à côté. Pourquoi? Les concepteurs d’agendas d’activités, qu’ils soient privés, associatifs, gouvernementaux, thématiques ou médiatiques ont le même problème: maintenir un agenda dépend en partie de la bonne volonté des organisateurs. Plusieurs nous tiennent informés, mais d’autres sont moins méthodiques. Et il nous est impossible de contacter tous les organisateurs en tout temps. Au quotidien, nous sommes aussi confrontés à des non-réponses, des informations tronquées, incomplètes ou floues. Des recherches constantes sont donc nécessaires pour publier nos mises à jour. Ce qui compte, c'est que l'Événementiel soit bonifié très rapidement, dès qu'une omission est décelée. Et aussi: nous cherchons constamment ce qui se passera au Québec!

L'Événementiel est mis à jour les lundis à 9h (mis à part durant la pause estivale et la période des Fêtes). Deux points à noter:

1) On trouve le folio de la publication dans le bandeau supérieur de toutes les pages du site, sous l'en-tête et le logo de l'Événementiel.

2) Chaque semaine, nos lecteurs peuvent identifier rapidement les ajouts et correctifs apportés à la version précédente. Les nouveautés du lundi présentent une puce à gauche de la date, facilement repérable.

La base de données est imposante et nous entrons plus d'une centaines de nouveautés par semaine. Une erreur est toujours possible. Heureusement, nous faisons des mises à jour fréquentes et donnons une priorité aux corrections à chaque numéro. Les changements que nous apportons sont clairement indiqués dans les agendas, en rose (voir l'image). Nous soulignons un changement ou une correction seulement si c'est important selon le contexte. Autrement, nous rectifions simplement la donnée. Ce choix revient à la direction de l'Événementiel.

En étant réaliste d'abord : le monde de l'événement est mouvant. Des dates changent constamment, des annulations surviennent, une personne-ressource n'est plus en poste... Une mise à jour constante et des corrections constituent le seul moyen d'offrir un agenda qui tient la route. L'Événementiel veille constamment, et le fait que les journalistes soient notre lectorat premier est une assurance qualité sans égale. Une erreur ne survit pas longtemps dans la base!

Les événements inscrits ne peuvent être considérés comme des invitations par nos lecteurs. Les intervenants qui désirent y participer n'ont qu'à contacter les organisateurs et en discuter avec eux. Les coordonnées figurent dans chaque description. • Certaines activités (professionnelles, par exemple) peuvent être tarifées • Dans les agendas de presse (comme Créneaux ou l'Affectateur), on trouve prioritairement des pistes pour les journalistes. Nous n'écrivons donc jamais «sur invitation» dans les descriptions car les activités médiatiques sont généralement accessibles «sur invitation seulement».

Voici l’information diffusée pour chaque activité inscrite dans la base de l’Événementiel, dans un style rédactionnel uniforme : date(s), lieu, domaine, description et selon l’activité, le nombre d’exposants, de participants ou de visiteurs et, bien sûr, les coordonnées des personnes-ressources. Exemple fictif :

Nous...

• recevons les infos directement comme média (ąpq)
• suivons intensément l’actualité multisectorielle
• lançons des «appels aux événements» publiquement
• menons une revue de presse de tout le Québec
• disposons d'outils de veille électronique
• consultons entre autres les programmes de congrès
• ne craignons ni le téléphone ni enquêter de vive voix
• analysons les réseaux sociaux et maîtrisons Google
• sommes journalistes — nous connaissons «les trucs»!
• parcourons les calendriers d’organisations diverses
  (ministères, centre des congrès, hôtels, ATR, etc.)

Sauf dans de rares cas, ce calendrier ne liste pas d’ateliers de formation, de spectacles réguliers (comme la programmation d'une salle de concerts, les matchs de hockey de la saison); des événements corporatifs privés (partys de Noël), des activités pour petits groupes visant, par exemple, la croissance personnelle.

Voici les principales activités listées dans l'Événementiel, en dehors des convocations médiatiques. Ces activités sont réunies par secteurs dans des volets tels que l'Agenda des réunions, celui des festivals ou encore dans le Voxpop, qui rassemble en un seul document les congrès, les salons et les festivals du Québec. On les trouve également toutes réunies dans «L'Événementiel entier», divisé en saisons :

• salons
• congrès, colloques
• conférences de chambres de commerce entre autres
• festivals
• jours fériés
• journées, semaines et mois thématiques
• 5@7 sectoriels
• certaines journées portes ouvertes
• championnats (provinciaux ou nationaux)
• des collectes de fonds
• galas

... et autres événements mobilisateurs de différents milieux; des tournois de golf réunissant certaines communautés d’intérêt; des assemblées générales annuelles comportant une programmation élargie ou d’organismes incontournables, etc. Nous pouvons également décider d’ajouter d’autres activités dans nos agendas, selon ce que commanderait l’actualité ou tout autre analyse.

L'agenda de presse (généraliste), Créneaux (culturel) et l'Affectateur (amalgame des deux premiers) se consacrent aux activités à teneur purement médiatique ou pouvant revêtir un volet particulier pour la presse (séance de prise d'images, breffage, etc.). On y trouve essentiellement des conférences de presse.

Agenda philanthropique du Québec, le Bénéficiel regroupe les activités de financement et collectes de fonds à venir dans les régions de Québec et de Montréal.

Certains principes régissent l'ajout de premières de presse de spectacles dans l'Événementiel et son volet culturel Créneaux. À lire par ici »»

À la fin de chaque inscription, dans tous les agendas de l'Événementiel, des mots-clés permettent d'accéder en un clic à un agenda spécialisé, sectoriel. Les pages générées peuvent être conservées dans vos signets. Même si nous touchons plus d'une quarantaine de domaines, certains ont une forte présence dans l'agenda et cliquer sur leur étiquette génère un véritable agenda sectoriel efficace. Ces domaines importants dans l'Événementiel sont:

L'agenda décrit les activités des 17 régions administratives du Québec. Chaque inscription débute par une précision géographique (nom de la ville ou de la région), écrite en majuscule. Il suffit de cliquer sur cette information pour découvrir, réunis sur une même page, tous les événements de la région visée. Ainsi, pour un événement de Shawinigan, en cliquant sur le nom de la ville, on accède en un clic à toutes les activités à venir en Mauricie. Régions couvertes:

Chaque description d'événement dans les agendas de l'Événementiel est rattaché à un mot-clé désignant la région, le domaine et, le cas échéant, le type. En effet, certains types d'événements font l'objet d'un traitement spécial qui permet aux utilisateurs de générer en un simple clic un agenda spécialisé. On pense tout de suite aux conférences de presse et aux collectes de fonds, respectivement réunies dans «L'affectateur» et «Le Bénéficiel». Mais c'est aussi le cas pour les activités de même type rassemblées en publications distinctes:

• «Le Théma» — Journées semaines et mois thématiques
• Agenda québécois des réunions et congrès
• Agenda québécois de salons & foires
• Agenda international du Québec
• «Vox pop» — Agenda des activités mobilisatrice (Salons, congrès, festivals)

Certes! Un grand nombre d'événements internationaux figurent dans nos agendas. On les retrouve facilement car ils sont agrémentés d'une planète bleue. En cliquant sur le petit globe terrestre, on affiche un agenda qui ne présente que les événements internationaux de la base de données. Des exemples d'activités internationales dans nos agendas:

• Journées thématiques mondiales
• Congrès mondial tenu à Rimouski
• Mission économique du premier ministre en Europe

Oui. En parcourant un agenda, appuyez sur les touches CRTL+F (Commande + F pour Mac) puis tapez un mot quelconque, comme le nom d'une personne ou d'un événement (par exemple: «opéra» ou «Tremblay»). Assurez-vous toutefois d'être dans le bon agenda de l'Événementiel selon le type d'événement recherché. Cette recherche est simple et sans équivoque.

Notez que les étiquettes associées aux événements (Salons, Congrès, Outaouais, Environnement, Éducation, Théâtre, etc.) permettent quant à elles de réunir les événements par types, régions ou domaines, sans avoir à chercher des mots-clés. Il suffit de cliquer sur les étiquettes pour obtenir une sélection d'événements déterminée sous la forme d'un agenda spécialisé facile à consulter et à imprimer.

Il est facile de naviguer dans l'Événementiel, de consulter l'ensemble de la base, ou de lire et d'imprimer des volets sectoriels ou régionaux. D'abord, le menu qui apparaît à gauche, après avoir entré son mot de passe, permet de consulter rapidement les grands volets. De plus, le Tableau de bord — dont il est utile de conserver l'adresse dans ses signets, présente des liens vers les subdivisions sectorielles et régionales.

Vous trouverez sur cette page, une description
des symboles utilisés dans les agendas de l'Évémementiel.
http://www.evenementiel.qc.ca/symboles

 

Les logiciels de navigation très performants qu'utilisent les diffuseurs d'information et les médias ont le petit défaut de ne pas s'imprimer facilement. La présentation à l'écran maximise la facilité de lecture en ligne mais se montre incompatible avec la rigidité dont a besoin une imprimante pour faire un bon travail (un texte clair et centré; de longs textes imprimés sur plusieurs pages). C'est pourquoi ces sites offrent généralement une version imprimable de leurs textes, plus sobre et moins lourde technologiquement. L'Événementiel, qui utilise également un logiciel de gestion de contenu, vous offre ainsi une lecture à l'écran confortable et colorée, mais une version d'impression sobre et respectueuse de l'environnement, qui tient compte d'une économie de papier.

Afin d'imprimer une partie seulement de l'agenda, vous devez d'abord cliquer sur le lien menant à la "Version imprimable", offert dans le menu à gauche des calendriers. Vous pourrez ensuite sélectionner les événements sélectionnés à l'aide de la souris, puis choisir dans le navigateur Fichier > Imprimer... > Imprimer la sélection.

Le site Internet de l'Événementiel permet d'imprimer facilement les agendas, à condition de se servir du module d'impression offert dans le menu situé à gauche de chacun des calendriers. Il est toutefois important de bien paramétrer son navigateur (dans la section Fichier > Mise en page) pour le format lettre (8½x11), et de déterminer la qualité d'impression.

L'information peut être sommaire, mais ne doit pas passer à côté de l'essentiel:

• date & heure (les agendas sont chronologiques)
• lieu (le classement principal est géographique)*
• description conséquente (assez précise pour comprendre l'activité)
• le numéro de téléphone de la personne-ressource (et non seulement un courriel)

Le fait d'omettre un des renseignements qui précèdent pourrait nous amener malheureusement à rejeter l'information. Il peut être utile de nous signaler que vous entendez bonifier l'information dans un second courriel, par exemple pour nous donner l'heure, quand celle-ci sera déterminée.

*Le lieu exact n'est pas encore connu? Il faut déterminer au moins la ville. Vous pourrez préciser plus tard et nous bonifierons la mention.

Date inversée? Repère manquant?¹ Si vous voyez une erreur, une omission ou encore croyez qu’un changement doit être apporté à la description d’une activité, écrivez-nous sans tarder à soumettre@evenementiel.qc.ca. Idéalement, placez dans votre courriel un copié-collé de la mention actuelle et surlignez l'élément erroné. Ne pas téléphoner à l'agence pour signaler un changement. Les corrections sont traitées en priorité. Nos mises à jour fréquentes permettent un suivi constant — il suffit de nous informer rapidement.

¹Si vous utilisez une version imprimée, assurez-vous d'abord que vous consultez bien le numéro le plus récent, corrigé et bonifié de l'agenda.

Il est important de ne pas nous appeler en pareil cas, mais de nous envoyer un courriel à soumettre@evenementiel.qc.ca. Consultez d'abord l'agenda afin de voir la mention actuelle. Faites-nous parvenir un bref message en soulignant ce qui doit nouvellement être inscrit sous la forme «était le 8 mai, devient le 6 juin», afin que l'Événementiel s'assure d'apporter le bon changement. Retournez vérifier la nouvelle mouture de l'agenda le jeudi suivant pour vérifier la correction.

Le meilleur moment pour soumettre une date est lorsque celle-ci vient d'être fixée.
Autrement dit, la tombée est : «le plus vite possible».

Vous sortez d'une réunion où la date de votre événement vient d'être choisie? La première chose à faire est d'envoyer un courriel à soumettre@evenementiel.qc.ca, afin que nous puissions rapidement analyser cette information et éventuellement l'intégrer à l'Événementiel. Notre fréquence de mise à jour est hebdomadaire et nous faisons une pause durant les vacances d'été et les Fêtes.

Les agendas sont mis à jour le lundi, à 9h (en dehors des pauses des vacances d'été et des Fêtes). L'ąpq est seule à déterminer le moment de l'intégration ou non d'une activité à l'agenda, et de sa rédaction finale. Cela dépend du temps nécessaire à l'équipe pour préparer le prochain numéro, mais aussi du type d'événement et de sa pertinence en regard de notre lectorat.

L'Événementiel est une affaire de journalisme et non une publication au contenu commercial comme il s'en fait trop. L'Événementiel se veut le reflet de ce qui se passe au Québec.

Les organisateurs d'activités bénéfice sont invités à nous soumettre leurs événements par courriel, à l'adresse soumettre@evenementiel.qc.ca. Le message doit inclure la date, le titre de l'activité, une courte description de l'événement, le nom de la personne à contacter et son numéro de téléphone. Nous pouvons également inscrire le président d'honneur, le prix des billets et l'objectif financier, si ces informations sont connues.

Depuis une décennie, nous diffusons l'Agenda des salons au Québec. Il s'agit d'un volet important couvrant les quinze prochains mois. Pour la mention d'une foire, il est important de nous donner les détails suivants:

• quelle sera l'édition (nombre d'années)
• le nombre d'exposants et de visiteurs l'an dernier/attendus
• le type d'exposants [ex.: pourvoiries, firmes d'assurances, etc.]
• le type de visiteurs ou leur intérêt [ex.: amateurs de pêche]
• le moment de la visite de presse, de l'inauguration officielle
• quelques éléments importants de votre programmation
• le nom d'une personne-ressource, son téléphone ET son courriel

Si vous organisez une conférence de presse pour annoncer votre événement, il serait pertinent de nous en signaler rapidement la date également. Nous pourrons en faire mention dans nos agendas de presse.